○ 第二届档案和保密工作会议上的讲话科教文卫 ○
加强领导齐抓共管
推进我院档案事业全面发展
——在忻州师范学院第二届档案和保密工作会议上的讲话
同志们：
学院召开档案和保密工作专题会议,表明此项工作的极端重要性和紧迫性。贾院长刚才的报告，总结了我院档案工作发展状况，分析了存在的问题，提出了相应的解决办法和措施。我完全同意贾院长的意见。我希望全院各部门的领导和专、兼职档案人员，结合各自的工作实际，把档案工作抓紧、抓好，落到实处。建设合格本科院校,档案工作是一个重要方面；2007年教育部对我院进行评估时，档案工作必须达到相应的水平。要从“迎评”的高度认识档案工作的重要性，全面做好迎评档案的积累和准备。所以,档案工作绝不仅仅是档案馆和档案员的事情,它关系到全院所有部门和全体工作人员,关系学院的生存和发展。在此，我想就依法治档，加速归档，建设队伍，改善条件等四个大的方面讲几点意见：
一、加强领导，依法治档，加速归档 档案工作重要不重要，笼统地讲，都说重要，但为什么重要，与其他工作相比又如何，恐怕就回答不了，或者不认为它是重要的事。其中一个根本问题是档案意识问题，如果你连档案是什么东西都很模糊，那怎么会重视它。因此，我想强调的第一点就是，加强领导，依法治档，加速归档。各级领导要提高档案意识，档案是历史信息，是我们工作成绩的记忆和痕迹。同时，它对现实工作和未来发展很大影响。所以，对档案工作，学院要全力支持，学院档案工作委员会要负起责任来，各个部门的领导也要负起责任来。抓好各自的兼职档案员，督促他们收集整理好档案资料，该交的一定要按要求及时、全面、准确地交到档案馆。有的部门负责的工作如：“基建档案、财务报表、设备、合同”等存在交叉归档时，要做到“工作、存档两不误”。学院出资重新复制，原件全部交回档案馆，复印件留部门保管使用，不容许不交、拒交，甚至丢失档案。这里，约定一个时间，一个月之内（放假前），重要档案要全部归档！《档案法》有规定，拒交、丢失档案要负法律责任。今后，我们要加强这方面的领导和管理，谁不按规定搞好档案工作，就追究谁的责任。
二、健全制度，狠抓落实，不折不扣的做好迎评档案工作
现实的问题是，有制度挂在墙上，落实不了，这个问题很严重。建立健全和落实规章制度是做好档案工作的重要保证，制度落不到实处，一切都是空话，尤其是档案归档难的问题，更要靠制度来解决。根据《普通高等学校档案管理办法》规定，“第一、学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。第二、各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年寒假前归档。第三、科研基建等部门，应在项目完成后两月内归档。”据档案馆的现有馆藏，有的部门多年来不交档案，这是一种不负责任的态度，长期下去，将会对档案工作造成严重后果。目前学院所有不少重要档案分散在各部门。就此我强调四点：一、各级领导要带头遵守规章制度，督促做好各自的档案工作；二、实行责任制，层层抓落实；三、档案馆的同志要负起指导责任，不能等、靠；四、今后要定期开展总结评比活动，每年表彰一些档案工作做的好的部门和人员，对档案工作不到位的部门和个人进行通报批评，使我院档案工作与时俱进，不断跃上新台阶。这里，我要强调一下，“迎评档案”的重要性。教学、科研、人事、设备等部门要按规定建立完备的教学档案、科研档案、人事档案、设备设施档案，有关费用由学院支付。但部门不能耽误学院的工作，整理这些档案大量的是部门的事情，是迎评工作的核心内容，需要付出大量心血，必须从点滴及早积累。
三、主动服务，高效利用，充分发挥档案资料的重要作用
搞档案工作的同志有时埋怨领导不重视，这有客观原因，因为学院的首要任务是搞好教学工作。但是如果档案部门的同志把工作做得很到位，领导能不重视吗？所以，我们要求大家要主动服务，做好档案利用工作，充分显示出自己的价值。档案工作首先要围绕学院的中心工作，要有超前意识，主动提供全面及时的服务。而不是等着别人来查阅。这就要求编出一些高质量的实用的专题汇编，如检索目录、组织机构沿革、大事记等，还可以开办一些展览，把服务工作做到利用者前头，同时，也要密切关
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